Systemy IT dla firm

Elektroniczny obieg dokumentów, zarządzanie procesami biznesowymi

Pojęcie workflow oznacza elektroniczne przesyłanie dokumentów do użytkowników odpowiedzialnych za pracę nad nimi. Workflow dotyczy przekazywania informacji wymaganych do wsparcia na poszczególnych etapach cyklu biznesowego. Dokumenty mogą być fizycznie przeniesione do sieci lub utrzymane w jednej bazie danych z odpowiednim dostępem do danych w wymaganym czasie.

Manualny przepływu dokumentów w firmie jest podatny na błędy. Dokumenty można zgubić lub mogą być stale mieszane co wprowadza bałagan i uniemożliwia sprawne ich przeglądanie oraz zarządzanie nimi. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia, że dokumenty, które poruszają się w wyznaczonym tempie i że odpowiednie osoby przetwarzają je we właściwej kolejności.

Integracja pracy w istniejących aplikacji może wymagać rozległego przeprogramowania, bo chociaż niezależne oprogramowania można uruchomić jako oddzielną aplikację, system workflow musi mieć możliwość odwołania się do poszczególnych procedur w aplikacji. Standardy workflow opracowane przez Workflow Management Coalition zapewniają interoperacyjności między pracy oprogramowania i aplikacji, jak również pomiędzy różnymi systemami workflow.

Obieg dokumentów Workflow nie jest taki sam jak oprogramowania workgroup czyli grupa robocza. Workflow ma związek z procesami krok-po-kroku, natomiast grupy robocze dotyczą systemów wymiany informacji i dyskusji pomiędzy wszystkimi użytkownikami równolegle. Groupware lub workgroup computing koncentruje się na przetwarzaniu informacji i umożliwieniu użytkownikom dzielenie się nimi. Workflow natomiast podkreśla znaczenie tego procesu, który działa jako zasobnik dla informacji. Workflow łączy w sobie zasady, które regulują zadania wykonywane i koordynuje przekazywanie informacji wymaganych do wspierania tych zadań. Jest bardziej ukierunkowany na proces niż na samą informację.