Systemy IT dla firm

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów elektronicznych

Czy Twoja firma nadal archiwizuje setki lub nawet tysiące dokumentów papierowych w szafach i skrzyniach? Jeśli tak, to ile informacji straci Twoja firma w razie pożaru lub klęski żywiołowej? Powszechnie wiadomo, że niemożliwe jest, aby skutecznie z powrotem odtworzyć wszystkie te dokumenty w przypadku ich utraty. I załóżmy, że jeśli moglibyśmy robić kopie tysięcy dokumentów, gdzie byłoby najlepiej je przechowywać? Koszty kopiowania plików i ich fizycznego transportu poza teren firmy może szybko stać się tak kosztowne, że nie będzie w ogóle opłacalne.

Co pociąga za sobą archiwizowanie dokumentów chyba nie trudno się domyśleć. I ile miejsca zajmują w Twojej firmie dokumenty papierowe? Zapewne jeśli jeszcze nie teraz to z czasem mogą one zajmować całe piętra budynku. A wiadomo, że ze wzrostem firmy, jej aktywności i wzmożonej działalności będzię potrzeba co raz większa ilość miejsca na przechowywanie dokumentów. Nawet jeśli teraz jeszcze dajesz sobie z tym radę, pomyśl - jak długo potrwa sortowane kilku milionów dokumentów papierowych przy użyciu przestarzałego systemu numeracji? Ten problem i inne związane z dokumentami oraz ich zarządzaniem z czasem rozrosną się do takich rozmiarów, że uniemozliwia sprawne zarządzanie firmą oraz jej dokumentami.

Archiwizacja elektronicznych dokumentów Electronic Archive Document Storage rozwiązuje wszystkie te problemy. Dzięki niemu wszystkie dokumenty firmowe można przechowywać na jednym serwerze plików. Elektroniczne tworzenie/przywracanie kopii zapasowych danych jest trywialne. Nie można nawet porównać ręcznego kserowania dokumentów do przeciągania pliku do innego folderu za pomocą myszy. W zasadzie cała obsługa dokumentów firmowych odbywa się przy pomocy prostych działań na plikach i folderach. Archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej w wirtualnym magazynie Electronic Document Storage, ich przeglądanie, kopiowanie oraz sortowanie jest nieporównywalnie szybsze, wydajniejsze i tańsze niż te same procesy wykonywane ręcznie na zwykłych dokumentach papierowych.

Przechowywanie dokumentów elektronicznych sprawia, że dostęp do danych można uzyskać szybko i łatwo bez względu na to jak dużo jest danych w naszym posiadaniu. Wystarczy spojrzeć na globalną sieć jaka jest internet. Istnieje ponad 4 bln stron internetowych, ale znalezienie jednej poprzez wyszukiwarkę Google trwa zaledwie kilka sekund. Pamiętajmy, że sieć WWW nie nawet w żaden sposób klasyfikowana any kategoryzowana, natomiast elektroniczne dokumenty są poddawane klasyfikacji, a to sprawia, że przeszukiwanie dokumentów elektronicznych jest szybkie i proste.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów obniża koszty ponoszone przez firmę poprzez zaoszczędzony czas i przestrzeń w firmie przy jednoczesnym zwiększaniu bezpieczeństwa ważnych dokumentów i redukcję ryzyka o zagubionych plików.

Poprzez elektroniczne archiwizowanie danych będziesz mógł zmniejszyć ryzyko strat firmy, które wynikają z pozarów, powodzi, terroryzmu, kradzieży i aktów wandalizmu.